Si ya estás en la búsqueda de proveedor para un sistema de facturación electrónica, te presentamos criterios básicos para tomar una buena decisión.
Si te haz preguntado ¿Cuándo necesito un sistema de facturación? ¿Es el momento para contratar uno? ¿Cuál debo contratar? sigue leyendo.
Si bien, no siempre contamos con una opinión objetiva sobre un proveedor nuevo, lo cierto es que puedes decidir con base en tus propios criterios y la situación actual de tu negocio.
Si bien es cierto que puedes facturar utilizando la herramienta gratuita del SAT (aquí), ésta se recomienda a empresas con bajo volumen de transacciones y con operaciones poco sofisticadas.
Para ayudarte a responder a la pregunta ¿Cuándo es el mejor momento para contratar un proveedor o sistema de facturación en línea? te recomendamos 4 criterios a considerar:
Criterios a Considerar
1. Volumen y Frecuencia: Esto va a depender mucho del número de productos/servicios que manejas, qué tan recurrente facturas, si facturas con impuestos locales, si vendes en diferentes sucursales etc..
2. El Valor de Tu Tiempo: Otra variable a reconocer es el valor de tu tiempo, ya que si facturar ante el SAT y/o otros sistemas te quita muchas horas y te genera estrés, vale la pena la inversión.
3. Visión: ¿Cuál es la proyección de tu negocio a mediano y largo plazo?
4. Presupuesto: ¿Qué presupuesto tienes destinado para la contratación de tu proveedor de facturación?
Ahora bien, si tus criterios convergen en que tu empresa se encuentra en un buen momento para contratar un proveedor de facturación, viene la duda, ¿Qué tipo de proveedor debo buscar?
Tipos de proveedores
Para resumirlo los categorizamos en tres grandes bloques:
1. PACs: Existen los Proveedores Autorizados Certificados por el SAT (PACs) cuenta con la autorización del SAT para generar y procesar fuera del domicilio fiscal de quien lo contrate. Estos proveedores manejan grandes cantidades de folios, tiene una infraestructura enorme para soportar la capacidad de hacer validaciones con miles de millones de registros.
2. Sistemas de Facturación: Existen los proveedores de facturación únicamente, te venden los folios por paquetes, normalmente estos integran (facturas, nóminas, recibos de honorarios, notas de crédito).
3. Sistemas de Facturación Integrada: Y existen los que te venden la facturación electrónica + algún servicio
Ejemplo: te venden el Sistema administrativo +facturación + el punto de venta (incluso el hardware) ó existen entidades financieras que si contratas un crédito te regalan el software de facturación.
En conclusión
Al evaluar la opción que más te interesa, te recomendamos preguntar:
1. Tiempo de facturar en el sistema que usas (ya sea SAT u otro) y compara con el sistema de tu agrado (tiene que ser sencillo),
2. En qué se diferencia del sistema gratuito del SAT: Reconocerás que hay tareas repetitivas en tu facturación diaria, las cuales el sistema debe simplificar (y por ende ahorrarte tiempo y hasta horas de tu personal administrativo)
3. Caducidad y costos por folios (así como los tiempos de respuesta del proveedor)
4. Vinculación a otras tecnologías: Considera si en el futuro lo puedes vincular a un sistema administrativo (ERP, control de inventarios/servicios o proyectos)
5. Escritorio o En Línea: Aún hay sistemas de facturación de escritorio que instalas en un computadora, nuestra recomendación es que optes por sistemas en línea, ya que facilita el acceso y respaldo de la información.
Espero que te haya servido, y si aún buscas un proveedor de facturación puedes ver lo que hacemos por y para ti FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
